El error que puede costarle millones a tu empresa: no demostrar la materialidad de tus operaciones

En el entorno empresarial de nuestro país, cada vez va aterrizando una fiscalización más sofisticada, automatizada y orientada a la sustancia económica de las operaciones de las empresas, la autoridad fiscalidad ha transitado de un esquema de verificación formal hacia un modelo en el que exige a los contribuyentes acreditar la realidad, razón del negocio y ejecución de cada operación. Esto no es un cambio menor, ya que, bajo el marco del Código Fiscal de la Federación, la autoridad cuenta con facultades amplias para desconocer efectos fiscales, pagos bancarizados y registros contables aparentemente correctos. En consecuencia, el riesgo empresarial ya no radica únicamente en “cumplir”, sino en ser capaz de sostener jurídicamente ese cumplimiento frente a una revisión por parte de la autoridad.

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En este contexto, la materialidad emerge como un concepto central que trasciende lo contable y se inserta en la arquitectura jurídica de la empresa. Acreditar que una operación existe implica articular de forma coherente contratos, ejecución y evidencia, bajo una lógica preventiva y no reactiva. Es precisamente en este punto donde el derecho corporativo adquiere un papel estratégico: no solo como instrumento de formalización, sino como el mecanismo que permite estructurar operaciones defendibles, trazables y alineadas con la realidad del negocio.

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La materialidad, por tanto, va más allá de ser un concepto contable, y la manera de aterrizarla es a través de una construcción jurídica integral, la cual de manera muy breve, implica articular los siguientes 3 puntos:

i)               La relación contractual que da el origen a la operación en cuestión.

ii)              La ejecución real del acto que se está llevando a cabo.

iii)             La evidencia documental que permite acreditarla frente a terceros.

Este respaldo no puede improvisarse al momento de una auditoría cuando ya es demasiado tarde; debe diseñarse de manera anticipada a la misma para que si llega ese día todo esté debidamente respaldado y conforme a derecho.

Es este contexto, el rol del abogado corporativo adquiere una relevancia estratégica que trasciende más allá de la redacción de un contrato o la formalización de actos societarios, el abogado corporativo se convierte en el arquitecto jurídico de la operación empresarial, responsable de diseñar estructuras que no solo permitan ejecutar negocios, sino que los hagan defendibles frente a autoridades, socios y terceros.

En primer término, el abogado corporativo interviene en la estructuración contractual de las relaciones comerciales. Un contrato correctamente diseñado no solo define derechos y obligaciones, sino que establece mecanismos de ejecución, evidencia y trazabilidad, como lo vienen siendo las cláusulas que obliguen a la generación de órdenes de compra, entregables verificables de la mercancía adquirida, reportes de servicios o acuses de recepción, lleva al contrato a un nivel donde su misma estructura lo transforma en una herramienta probatoria ante cualquier tercero, adaptándose al respaldo de las actividades operativas que necesita tu empresa para cada paso firme que realiza dentro de la misma operación.

En segundo término, si nos ponemos a voltear a ver las raíces de la empresa, la materialidad no solo depende de lo que ocurre hacia afuera, sino que también debe haber congruencia interna en la organización, desde que los representantes legales tengan en orden sus facultades, la alineación del objeto social con las actividades que efectivamente realiza la empresa, existencia de políticas internas que cuiden la operación, entre muchas otras. Esto nos ayudará a que haya coherencia que respalden la veracidad de cada una de las operaciones.

Adicionalmente, el abogado corporativo participa en el diseño de sistemas de cumplimiento y generación de evidencia. A diferencia de un enfoque reactivo, en el que la documentación se reconstruye ante una auditoría, el enfoque preventivo implica establecer protocolos internos que aseguren que cada operación relevante genere, de manera automática, los elementos necesarios para acreditar su materialidad. Esto incluye la implementación de expedientes por operación, la coordinación con áreas operativas y contables, y la definición de responsables dentro de la organización.

Como se puede apreciar la materialidad de las operaciones representa uno de los principales retos y a la vez una de las mayores oportunidades para las empresas en México, donde pueden mejorar los mecanismos actuales que tienen para poder respaldar y organizar la forma en la que sustentan esta misma materialidad a través de orden y procesos internos. Este cumplimiento fiscal no se resuelve únicamente en la contabilidad, sino en la estructura jurídica del negocio, y esto de manera colateral llevará a la empresa a una posición donde pueda crecer, invertir y competir en un mercado cada vez más exigente.

El abogado corporativo deja de ser un asesor accesorio para evolucionar a ser un aliado estratégico en la construcción de empresas sólidas, defendibles y sostenibles en el tiempo, en RMG Abogados estamos preparados para ayudar a tu empresa a tener los elementos para llegar al siguiente nivel.

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